Ce este diferit la arhivarea electronică conform legii?

În contextul dezvoltării constante a mijloacelor de eficientizare a timpului petrecut cu generarea documentelor, transmiterea informației către partenerii de afaceri, versionarea documentelor și semnarea acestora în format electronic, autoritățile din România vin în ajutorul companiilor cu metode actuale și eficiente de păstrare a autenticității documentelor arhivate.

Ce înseamnă arhivarea electronică conform legii și cine o reglementează?

Arhivarea electronică conform legii vizează crearea, conservarea, consultarea şi utilizarea documentelor în formă electronică, arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică, urmărind prevederile impuse de legea nr. 135/2007 și legea nr. 16/1996 cu completările și modificările ulterioare, respectând normele de prelucrare, acces și protecția informației cu caracter public sau privat.

În plus, documentele trebuie să fie stocate în centre de date acreditate ce corespund normelor de securitate și verificărilor periodice impuse de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale conform deciziei 493/2009.

Astfel, pentru a putea realiza arhiva electronică conform legii trebuie îndeplinite următoarele criterii:

1. Deținerea unui centru de date acreditat MCSI
2. Deținerea unei aplicații de management al arhivei electronice conform normelor MCSI
3. Titlul de Administrator de arhivă electronică acreditat MCSI

Ce tipuri de documente necesită arhivare conform legii?

Identificăm necesitatea arhivarii electronice a documentelor în departamente precum Contabilitate, Resurse Umane, Achiziții, etc pentru toate tipurile de documente cu regim special reglementate de lege.

Se poate arhiva electronic, conform legii, orice tip de document, obligativitatea însă se aplică doar documentelor specificate prin lege, cu regim de arhivare pe o perioadă fixă de timp, emise exclusiv în regim electronic. Prin semnarea documentelor emise exclusiv în format electronic, de către titularul dreptului de dispoziție asupra documentului, însoțite de fișa documentelor arhivate se garantează autenticitatea documentelor arhivate.

Se aplică tipurilor de documente specificate prin lege cu regim de păstrare pe o perioadă fixă de timp, emise exclusiv în regim electronic. Vorbim aici de documente de tipul: contractelor, polițelor de asigurări, fluturașilor de salariu, statelor de plată, declarațiilor ANAF.

Care este importanța arhivarii documentelor conform legii?

Importanța arhivarii documentelor conform legii constă în asigurarea securității informației, garantarea integrității documentelor pe o perioadă lungă de timp, identificarea rapidă a documentelor în cadrul arhivei electronice, folosind cuvinte-cheie, posibilitatea folosirii în instanță a documentelor ca mijloace probatorii, nemaifiind nevoie să consultăm arhiva fizică.

Toate aceste avantaje, plus reducerea costurilor privind tipărirea, manevrarea, transportul și depozitarea hârtiei reușesc să facă în așa fel încât arhivarea electronică conform legii să fie soluția de arhivare potrivită celor mai multor companii din zilele noastre.

Despre Zipper România

Parte dintr-un grup de firme cu prezență în 5 țări din Sud-Estul Europei, cu două centre de procesare în România și Moldova, Zipper acoperă nevoile companiilor de a-și optimiza fluxurile interne. Soluțiile și serviciile de prelucrare a datelor și a documentelor recepționate, vehiculate sau expediate dintr-o companie, asigura un suport solid pentru reducerea costurilor și a timpului de prelucrare.

Noi, în compania Zipper România știm că accesul rapid la informație, securitatea și disponibilitatea documentelor sunt importante pentru dumneavoastră și vă oferim soluția optimă care răspunde cerințelor dumneavoastră.