Care sunt principalele etape ale procesului de arhivare electronică?

Arhivarea electronica este soluția optimă de conversie a documentelor din format fizic în format digital, concepută să eficientizeze modul de lucru ale companiilor prin accesul rapid și controlat la date și documente, optimizarea spațiului prin reducerea volumului de documente fizice și minimizarea costurilor cu depozitarea și administrarea arhivei fizice.

Arhiva fizică, odată recepționată intră în procesul de digitizare ce presupune parcurgerea unor etape bine determinate de proceduri standardizate:

1. Pregătirea documentelor presupune verificarea documentelor, sortarea, îndreptarea colțurilor și eliminarea elementelor metalice din documente;
2. Scanarea documentelor înseamnă digitizarea documentelor fizice, utilizând echipamente performante de mare viteză;
3. Reconstituirea dosarelor presupune refacerea acestora, aducându-le la forma inițială, anterioară procesării;
4. Validarea documentelor scanate prin verificarea corectitudinii imaginilor rezultate;
5. Indexarea / Preluarea metadatelor este etapa în care se extrag cuvintele-cheie din imaginile rezultate;
6. Validarea metadatelor extrase este etapa în care este verificată corectitudinea datelor preluate automat sau semiautomat;
7. Exportul de imagini și baza de date este etapa în care se descarcă imaginile scanate și baza de date rezultată.

Toate aceste etape stau la baza constituirii unei arhive electronice ce are ca scop administrarea eficientă și standardizată a fluxurilor de date și documente dintr-o companie. Noi, în echipa Zipper, tratăm cu atenție și cu profesionalism fiecare etapă a fluxului de lucru și punem accentul pe digitizare și automatizare a fluxurilor interne pentru a asigura rezultate optime și clienți mulțumiți.